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Dicas para fazer uma reunião online de sucesso

Nas interações pré pandemia, boa parte das conversas amenas em que nos engajamos no dia a dia de trabalho tem apenas a função de fazer a gestão dos relacionamentos. Nas pausas para o café fala-se de futebol, filhos, das dificuldades em equilibrar trabalho e vida doméstica, da cidade natal, de filmes e livros. Trocam-se dicas sobre bons médicos, culinária, lojas descoladas, lugares charmosos para um happyhour. E então você começa a perceber o quanto tem em comum com pessoas que julgava serem muito diferentes de você. Começa um processo de interação que pode se transformar num vínculo mais sólido. A partir daí, nas situações profissionais você perceberá que, com estes colegas com quem travou uma boa conversa, a comunicação flui mais fácil, e às vezes basta um olhar para compreender o que ele está sentindo. Poderá perceber também, que a cara sisuda às vezes é apenas timidez, entenderá os motivos de determinada pessoa não comparecer aos happy hours da empresa.

Enfim, o conhecimento das peculiaridades de cada um lhe propicia maior compreensão e consequentemente as relações no trabalho tendem a melhorar. Mas eis que 2020 começou com uma crise que não esperávamos e nos impôs o afastamento social, fazendo com que as interações espontâneas diminuíssem.

 

Não é preciso ser futurologista para prever que as reuniões online vieram para ficar. Quem nunca fez vai fazer e quem jamais faria está fazendo. A capacidade de adaptação humana é surpreendente e vamos todos adquirir essa habilidade, uns com maior, outros com menos facilidade.

 

Nas reuniões online, é importante fomentar a inclusão. O cuidado que você já vinha tendo sobre esse tema precisa agora ser reforçado prestando atenção em comportamentos que podem fazer as pessoas se sentirem confortáveis e relaxadas como:

  1. Dar atenção ao convite, fazendo-o de forma mais calorosa ou mais simpática, estimulando as pessoas a estar presente;
  2. Enviar pauta com antecedência: quando a gente não tem informação, preenche com imaginação. Em tempo de pandemia, isso fica ainda mais acentuado e pode gerar ansiedades desnecessárias;
  3. Avisar às pessoas com antecedência quais informações você vai precisar e que documentos os participantes devem acessar com facilidade, a fim de ganhar tempo;
  4. Neste período é recomendável fazer um momento de quebra-gelo antes da reunião para reforçar o relacionamento que está agora mediado pela tecnologia e se torna menos espontâneo. Além disso, é importante saber se um participante está tendo dificuldades com questões praticas ou emocionais. perguntar com genuíno interesse como estão as pessoas. Muitas estão com medo, ansiosas, tristes, solitárias ou irritadas. Cada uma está vivendo a situação de forma diferente de você. Para incentivá-las a falar e se soltar, fale de você. Falar da gente é um convite e uma permissão para o outro falar dele e demonstra que neste momento o código de conduta é diferente;
  5. Por outro lado, é necessário não acentuar a questão negativa e, sem parecer a “Poliana”, porque o momento é de dor, incentivar uma visão apreciativa da situação, mostrando que soluções poderão ser construídas a partir dos recursos que dispomos e do que temos como pontos fortes. Então, procure conduzir a conversa para uma atmosfera positiva;
  6. Cuidar de si: arrume-se um pouco para a reunião. Isso parece simples, mas vai dar um ar de dia normal de trabalho;
  7. Se o número de pessoas permitir, cumprimentar cada pessoa pelo nome;
  8. Deixar claras as regras: se todos devem acessar com vídeo ou apenas áudio, se todos devem deixar no mudo enquanto não estão falando, definir se as perguntas serão somente por chat ou verbais, qual o tempo de fala de cada um, entre outros;
  9. Se possível, sempre preferir realizar a reunião com vídeo. Isso faz  com que os participantes se sintam na “mesma sala” e ajuda a manter o pessoal mais envolvido. Se a conexão de internet não for boa, só então passa-se para o áudio;
  10. Dizer a elas que ruídos domésticos podem acontecer, mas está tudo bem se forem ouvidos uma criança chamando, um cachorro latindo, um toque de telefone, alguém falando, etc;
  11. Se você é condutor da reunião, lembre-se que podem estar participando pessoas que raramente optariam por encontros online e que agora estão ainda se adaptando. Por isso é recomendável escolher alguém para dar suporte a participantes que podem ter dificuldades com a tecnologia antes e durante a reunião;
  12. Encorajar o grupo a explicitar o desconforto sobre reuniões online, pois, talvez você possa fazer algo que facilite o engajamento. Não minimize o desconforto com expressões que podem fazer as pessoas ficarem ainda mais desconfortáveis como: “é super fácil, temos que acostumar, quem não manja de tecnologia hoje fica para trás.” Também evite qualquer comentário que tenha teor de reprimenda: “há um ano venho falando que devíamos fazer reunião online. Teve que aparecer um vírus para vocês aprenderem a usar essa ferramenta.” O momento é de fomentar a união. Afirme que todos com dificuldades serão apoiados;
  13. Incentivar a participação das pessoas, convide-as a falar. Antes de fechar uma questão peça que todos se posicionem;
  14. Cuidar para que uma só pessoa não permaneça com a palavra por longo tempo. Numa reunião online você não contará com o apoio do comportamento não verbal, por isso, terá que dar espaço para todos através de interrupções gentis;
  15. Se alguém for interrompido, intervenha dizendo, por exemplo: “só um minuto, quero ouvir mais sobre o que a Ana estava dizendo”, ou “interessante o que o Lucas sugeriu. Lucas, finalize seu pensamento, por favor?”;
  16. O momento é de muita incerteza, portanto, quanto mais transparência melhor. Caso não saiba responder como as coisas ficarão depois da quarentena, deixe isso claro, mas reafirme que repassará as informações assim que as tiver;
  17. Fique atento a feedbacks em tempo real, o que, pode ser desafiador na reunião online porque as dicas visuais são mais difíceis de ler. Então, você pode pedir feedbacks após a reunião. Indique um canal para fazer isso;
  18. Agradeça aos participantes por terem comparecido ratificando sua disposição para apoiá-los.

 

Por fim, frente à nova realidade que iremos vivenciar, as reuniões online serão uma hábito a se estabelecer definitivamente na agenda de todos.

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Por: Laísa Weber Prust

Mestre em Psicologia (UFPR); Pós-Graduada em Gestão Estratégica de Pessoas (FAE); Graduada em Psicologia (UFPR); Consultora Parceira da ZHZ Consultores.